なかなかスケジュール調整がうまくできない・・・“スケジュール調整”のコツを押さえて仕事を楽しく！【経費削減実行委員会】

複数の仕事が同時進行する ことで、さらに調整は困難・・・
→複数のスケジュール調整をしていると、 同じ人が重複してしまうことも
指示連絡がうまく伝わって いないことで、さらに調整が 困難に・・・
→きちんと伝えたはずなのに、伝わって いない・・・

多数の関係者が絡めば絡む ほど、調整が困難に・・・
→他部署もまたがったミーティング等の 日程調整は、
様々な理由により再調整 されやすく、とても困難・・・

隠れたスケジュール遅延リスクを見つけられないと、さらに 調整が困難に・・・
→あの時、気づいていれば・・・

 

スケジュール調整に悩んでいる方に多いのは、とにかく完璧なスケジュール調整を目指してしまうことです。関係者の人数が多かったり、複数の仕事を抱えながらのスケジュール調整は、とても大変ですので、完璧を求めずに、ポイントを押 さえて、効率的に実施するのが望ましいでしょう。

◆スケジュール調整はポイントを押えて効率的に実施しましょう！

・関係者との人間関係
関係者との人間関係を常日頃から良好に保っておくことが、 とても大切です。
スケジュール調整を実施する人は、大抵の場合、チームやプロ ジェクト、部署等において、
上司と部下とに挟まれたミドルのポジションであることが多いようです。
上司とも、部下とも、他 部署とも、スムーズなコミュニケーションがとれるようにしてお くことが、
とても大事なポイントです。

・ロジックツリーを活用
伝えたつもりが伝わっていなかった・・・ということは、誰にで も経験のあることではないでしょうか？
しかし、「伝えたつもり」と言う状態を、できる限り「間違いなく 伝えた」に変えることにより、仕事の効率・ 能力は大幅にアップします。そのための強力な思考整理ツー ルが、ロジックツリーと言えるでしょう。

・優先順位の鮮明化
スケジュール調整が複数同時進行している場合や、多くの人 が関連している場合、会社内における、当該スケジュール調整案件の優先順位をあらかじめ鮮明にしておくのが良いで しょう。
また、合わせて、関係者の組織上の指示・命令系統を把握し、 誰のスケジュールを優先するべきかも押さえておくのが、望ましいと言えるでしょう。

・リスクヘッジ
予想外のことが・・・思いもしないことが発生して、スケ ジュール調整が全て無駄になってしまうことがあります。。。
これは、一番避けなければならないリスクです。このリスクを ヘッジするためには、先を読む力が必要です。できる限りあら ゆるケースを想定して、最悪のシナリオを避けるように配慮す ることが大切です。そのためには、ある程度時間をとって、余裕のある時に考える時間を持つことが大切でしょう

虎の巻～その1～
常日頃から、関係者との人間関係を良好に保つ よう、最大限の配慮を。

虎の巻～その2～
優先するべき案件、優先するべき上司・関係者を 事前に明確に

虎の巻～その3～
シンプルに分かりやすく話を相手に伝える技術を。 （ロジックツリの活用）

虎の巻～その4～
まずは急がずに、最悪のケースも見越した、シュミ レーションを。 （リスクヘッジをしっかり）

虎の巻～その5～
プレーヤー相関図を作成して、多人数の関係する 調整を一目でわかるように。
（プレーヤー相関図の奨め）

 

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