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引き継ぎがうまくいかない・・・ マニュアル作成のコツを掴んでスムーズに仕事の受け渡し!           

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引き継ぎを、スムーズにできていますか?

仕事の引き継ぎは、人事異動の季節のみならず、近は転職も当たり前になり、派遣・契約社員といった短期間のメンバーも増えてきているため、年中行事と言っても過言ではありません。この引き継ぎ、実は、スムーズに進められないと 思わぬ落とし穴が・・・

よくあるダメな引き継ぎの仕方~引き継ぐまでが仕事なのに引き継ぎは後任の仕事と思っていませんか?~

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ダメな例①、引き継ぐ内容に関して、 整理されたドキュメントが何もない・・・

ダメな例②、責任者⇒担当者⇒引継と人が複数またいでいる

ダメな例③、引き継ぐ後任は、私が 異動した後にならないと やってこない・・・

ダメな例④、引継がいつも口頭で、 聞いている方がメモと言 うスタイル

等など、、

では、どのように進めればスムーズな業務引継を可能にするのでしょうか?

 

『見える化』 =『マニュアル作成』がとても大切!

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引き継ぎをスムーズに進めるために不可欠なのが、『マニュアル』の存在です。このマニュアルを作成する過程で、修正する過程で、目を通す過程で、もやもやしていたことが個別具体的に『見える化』することで、これまでにないスムーズ な引き継ぎになること間違いなしです!

日々の業務の流れ、内容、手順、必要物の場所、コンタクト先、・・・何気なく実施している日々の業務ですが、実は慣れているだけであって、初めての 人にはうまく伝わらないことも多いはずです。口頭で伝えたり、その場しのぎのメールを書いたりせずに、ひと手間かけてマニュアルを作成すれば、あらゆ ることが解決していく可能性があります!

マニュアル作成の際に気をつけて欲しい、大きな3つのポイント!

①、大事なことを上位階層に

②、目次が大切 (必要な情報にすぐ辿りつけるように)

③、網羅性にこだわり過ぎない(内容は 日々更新していくスタンスが良い)

 

マニュアル作成することで得られる、大きな3つのメリット!

①、口頭では伝えきれないことも、 文書として整理される

②、文書として残るため、 会社のノウハウとして蓄積

③、担当毎に大きくやり方が変わらず、 引き継ぎがとてもスムーズに!

 

 

マニュアル作成のコツ

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マニュアルの作成には、様々なポイント・コツがあります。作成した経験のある方に直接話を聞くのが一番ですが、ここで は、編集部のこれまでのマニュアル作成経験より、いくつか作成のコツをお伝えしたいと思います。

マニュアル作成のコツ
~マニュアルは自己満足の為に作成しないこと。自分いなくても、誰にでもわかるように。~

1、まずは、目次を作成しましょう。
※得意な業務内容から詳しく書き始めたりしないように気をつけましょう。

2、目次を作成したら、大きな項目で、抜け漏れがないかどうかを、周りの人にも聞きながら
チェックしていきましょう。
※自分の目だけを信じてはだめです。

3、目次を、いくつかの階層に分けて行きましょう。
細かすぎず粗過ぎず、程良いレベル感を探ります。経験やテクニックが物をいうところです。

4、具体的な中身を記載していきましょう。
必要に応じて、パソコン画面のスクリーンキャプチャーや、画像等、を差し込んでいきましょう。
情報の出し惜し みは厳禁です
※ただしあまりにも細かすぎる内容は別途資料にまとめるなどしましょう

最後に、マニュアルを見やすく、管理しやすく、正しいものにしていくために、仕上げの作業です。
以下の項目を付け加えて、マニュアルを完成させましょう。

今回はみなさんの、マニュアル化をサポートするテンプレートをご用意しました。
是非、効率の良い業務引継を目指して、取り組んでみてください。
業務引継セットテンプレートはこちらから

業務引継ぎテンプレート一覧

 

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