契約書ビギナーのための、今さら聞けない契約書Q&A【経費削減実行委員会】

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Q1  「契約」とはどういうことですか？

A1      契約は、法的な拘束力をもつ約束であり、お互いの意思表示の合致によって成立する法律行為です。
当事者の合意があれば、原則、口頭でも契約は成立してしまうことに注意が必要です。

 

Q2　 契約書を交わしていない場合の「契約」の成立について教えてください

A2　原則、契約をする者同士が、その内容について合意さえしていれば、口頭でも契約は成立します（※）。
合意（意思表示の合致）とは、一方が契約を申込み、他方がそれを承諾するということです。
つまり、原則、相手方からの申込みを承諾した時に、契約は成立することになります。
（※保証契約など、法律で書面による締結が義務付けられている契約も一部存在します。）

 

Q3 　覚書や確認書などの契約としての効力について教えてください

A3　 原則、口頭でも契約は有効に成立しますが、後日のトラブル等を予防するために、
書面上で当事者同士の合意内容を明確にし、契約成立の証として残すものが｢契約書｣です。
尚、契約の成立を証する書面（契約書）の中には、「覚書」、「確認書」、「合意書」、「念書」など
「契約書」という文字が見当たらないものもありますが、その効力は｢契約書｣と同じです。

 

 

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Q4     契約書内容を間違えたら？

A4      修正が必要な場合は、原則、一から契約書を作成し直す事をお勧めします。
＊重要度が低い箇所の修正については、その部分のみを訂正することも考えられます。

注意）訂正した箇所は改ざんすることが容易となるため、改ざんを防ぐための細心の注意を払いましょう。

■二重線により訂正箇所を消去する。〈修正液による修正、消去は厳禁〉
■契約当事者全員の訂正印の押印〈当事者全てが修正を確認したことを証明するために押印〉
■訂正箇所付近に修正概要を補記（例：壱字加筆など）

 

Q5      契約書を締結する目的や、生じる義務はどんなものですか？

A5      契約書は大切な証書。その作成過程はとても大切です。

【契約書の目的】
1.契約書の作成過程（契約交渉）において、｢取引内容」と「相手の信用力」を事前にチェックできる
2.契約書の作成により、当事者の意思が書面で明確となる
3.契約書の存在により、契約の成立、契約する意志が明確になる
4.契約書の存在により、取引内容がいつでも容易に確認でき、適切な対応をとる準備ができる
5.契約に関する事柄を証明する重要な証拠となり、トラブルなど（の拡大）を防ぐ一助になる

契約が有効に成立すると、当事者には、契約を守る義務が生じます。
契約が履行されないときには、原則、訴訟手続や強制執行手続により、
契約の履行を強制的に求めることができます。

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Q6　　 契約交渉に臨む際、注意すべき事について教えてください

A6　　 （1）相手側に契約（交渉）能力、契約権限があるか必ずチェックしましょう。

□　最初に、契約する相手は信頼できる存在なのか、相手の話は真実なのかを、
客観的な裏付けをもとに、納得のいくまでよく調べましょう
□　契約交渉相手に契約交渉権限があるか、また契約者には契約権限があるかを必ず確認しましょう
□　先方の交渉相手が代理人である場合は、特に注意が必要です
その代理人が、契約（交渉）を行うための代理権限を有していることを必ず確認しましょう

代理人の確認方法（例）

・契約相手本人から、代理人に与えられた委任状を見せてもらうのが確実な方法です
・またその際には、必ず契約相手本人の印鑑証明書を添付してもらい、
委任状に押印された印影が印鑑証明書にある登録された印影と同じもA7のであることも
併せて確認しましょう

 

Q7　　　 契約書を自分で作る際、注意しなくてはいけない点はなんですか？

A7　　　 色々と、契約書の内容によって制約だったり決まりごとはあるかと思いますが、
これだけは最低限外してはいけないポイントをご案内させていただきます。

1、契約書に当事者の合意内容が明確に記載されていること。

2、契約締結権限のある者が契約当事者となり、署名／記名、押印（捺印）していること。

3、契約書の変造が防止されていること。

また契約書に使用する用紙は耐久性のある用紙を使用するということや、
改ざんされにくい筆記用具を使用する。ということも基本的なことですが、とても大事なことです。
＊手書きの場合は、鉛筆や消去が可能なボールペンなどの使用は厳禁。
＊耐久性の観点からレーザープリンタによる印刷がベター。

 

Q8　　　契約書の調印とはなんですか？

A8　　　調印とは、文書などにそれぞれの代表者（契約権限保有者）が、署名/記名、（押印）することです。
契約書に調印することは、契約の成立を最終確認する意味合いがありますので、
調印の前には契約書に誤り等がないか、各契約条項の内容、金額や日時などを慎重に
しっかりと確認しましょう。
契約書の署名/記名、押印（捺印）がある契約書は、万が一訴訟になった場合、決定的な証拠となります。
＊調印する契約書は、当事者の数だけ用意をし、それぞれが全ての契約書に調印し、
全ての当事者が契約書の原本を持つのが一般的です。

 

Q9　　　捺印の種類はどのようなものが、ありますか？

A9　　　捺印の種類のは、以下の通りとなります。

1、契印・・・契約書面の差換防止のため、契約書が複数枚となる場合に書面を跨いで押印

2、割印・・・文書の同一性、関連性を証明する為に、両書類を跨いで押印

3、消印・・・収入印紙貼付が必要な場合、収入印紙と契約書に跨る形で押印

4、訂正印・・契約書の文字訂正などが権限ある者によって行われたことを示すために押印

5、捨印・・・契約書の改ざんが容易になるため、相手から求められても原則≪押印≫しないこと！！
捨印とは、後日の加筆や訂正を想定し、契約書の欄外に押印する類のもの。

6、止印・・・契約書に余白が生じたとき、その余白に後で余計な文字を入れることの無いように、
最後の文字の末尾に押印するもの。
止印の代わりに、「以下余白」等の文言を記載し代替とすることが多い。

 

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Q10　　  契約書の保管で気をつけることはありますか？

A10 　　保管方法については、社内で契約書の管理方法を明確に定め、
厳重に保管しておく仕組みを整えておきましょう。
【保管管理リスト等を作成し、法務を担当する部門が主管となり一括管理することをお勧めします。】

保管期間は契約関係終了後も最低10年間は保管しておくことをお勧めします。
●契約期間が終了した後でも、契約期間内に生じた事由により損害賠償請求等の可能性がある為。
●損害賠償請求権等の債権消滅時効の期間が法的に10年間であること。
また税務調査では最長7年間の過去に遡って行われる可能性があり、
過去の契約書の提示が必要となる場合があります。

 

Q11 　　 契約の変更について

A11　　 書面で合意した契約は、変更も書面で行います。

〈主な変更例〉

1、変更契約書や覚書などを作成し、変更部分を明示して行う方法
書面に「y年m月d日付　甲乙間の○○契約を、以下の通り変更する」等と記載し、
修正後の条項や修正内容を記載します（修正前と修正後の条項を併記すると分かり易く、確実です）
また、「その条項は従前の通りとする」との記載を入れておけば、
記載された条項のみの修正であることが明確となり便利です。

2、新たな契約書をまるごと作り直す方法
修正箇所が多い場合は、この方法による方がすっきりします。
この場合は、従前の契約書の効力を切り、新たな契約書が有効になったことを明確にするために、
新たに作成する契約書の中に、「従前の契約について合意解除する」旨の条項を盛り込みます。

注意！！
変更を口頭で合意し、元の契約書に手書きで簡単に書き込んでいるだけで変更される例も見受けられますが、
変造の可能性防止などの観点から、非常に危険ですのでおやめください。
手書きによる変更は、契約書作成直後等に発覚した文字訂正等の軽微な修正のみに留め、
その際は必ず、契約当事者全員の訂正印の押印と、改変不能な文具による補記を行いましょう。

 

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